办公室让技术成为他们的盟友

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法律技术不仅仅是数字化过程的同义词。计算机化办公室更进一步，采用管理系统来组织律师产生的行政和知识。由于正在进行多达 100,000 个流程，大型办公室还利用技术创新来节省空间、纸张和人员。


对于为 TOTVS 办公室提供服务的技术公司法律部门总监Rubens Manino来说，当许多人想到计算机化办公室时，他们只想到数字流程，但今天的现实有所不同。区别在于流程管理。“办事处规模不断扩大，成为公司，拥有 400 多名律师。这些公司需要良好的管理才能取得成果。” 马尼诺认为，律师事务所计算机化的挑战在于，主要工具是律师本人和原材料，即他的时间。“我们需要一个简单的系统，例如时间表，以便他们可以记录工作时间和费用。”

更重要的是确保通过意见和请愿产生的知识不会丢失在电子邮件和虚拟文件夹中。为了实现这一目标，系统帮助组织所有在线交换的信息。“办公室需要有历史记录，存储知识库，以便专业人士不会不知道有人已经提出了类似的意见”，马尼诺解释道。

TOTVS 的主管表示，法律行业平均将其收入的 5% 至 10% 投资于 IT。TOTVS 受雇于该国 10 家最大律师事务所中的 7 家。“该法案包括劳动力、雇用供应商、采购设备以及安全系统。” 专家在谈论技术时指出的另一项重要投资是培训。“办公室里总是有新人，培训必须持续进行。这就是为什么我们提供远程学习服务，并提供培训视频，以便办公室员工不会错过系统中的所有可用资源。” 为了保持资源的正常运转，马尼诺建议公司每 35 人雇用一名信息技术技术人员。

为 Integreat Brasil 开发法律系统的吉尔伯托·塞罗迪奥 (Gilberto Serodio)认为，不知道如何使用互联网或操纵手掌的律师将被排除在市场之外。“这些工具提高了律师的工作效率，在当今至关重要，尤其是对于大律师事务所而言。” Serodio 认为，必须处理无数流程的大公司需要能够研究法理、计算费用、案件价值、在司法部门赢了或输了多少钱。“这是许多流程无法使用常规手段进行管理的。”

Macdata在法律领域已经拥有超过1万家客户，包括大小客户，也致力于打 银行用户号码数据 造智能解决方案。这一切都始于他们被巴西国家石油公司聘请来计算公司的法律责任。“为了达到这个数字，我们必须对流程进行数字化、分类和组织。然后，我们发现我们手中有一个现成的产品”，该公司总裁Antonio Carlos Macedo说道。该公司预计2011年将获得8%的市场份额。



马塞多表示，市场正在扩大，因为以前厌恶技术的律师的行为正在发生变化。“以前，大多数人都打印电子文档，因为他们担心文件会在计算机上丢失。如今，有了一个组织有序的系统，就不值得再拥有一个物理文件夹了。” 除了组织文档之外，当今的系统对于生成统计数据也至关重要。马塞多表示，大众汽车与该公司的律师事务所共享一个数据库。“我们甚至使用这些数据进行审计。例如，通过研究，可以按时期创建指南存款收集的历史。” Macedo 表示，Macdata 第一年对每个扫描进程收取 2.5 雷亚尔的费用。在工作的第三年，成本降至 0.60 雷亚尔。

互联办公室
Casabona & Monteiro Advogados Associados 办公室证明了技术的不可或缺。运营经理Márcio Moleiro de Manincor表示，每月 15 万张纸上产生 25,000 份股票， 有必要研究如何优化工作。该办公室与两个团队（律师和谈判代表）合作，因为两个团队之间传递的同一流程的副本而受到影响。随着 MacData 雇用 MacDigi 系统，它已经可以在六个月内将其 40% 的文件数字化，到 3 月份这一数字应该会达到 90%。如今，不再在物理文件夹中打开任何进程。